Od sezonu 2027 dokumentacja zabiegów środkami ochrony roślin musi mieć formę elektroniczną i być maszynowo odczytywalna. Obowiązek dotyczy każdego użytkownika profesjonalnego, bez progu powierzchni. Także małej, rodzinnej winnicy. Zebraliśmy w jednym miejscu to, co naprawdę wynika z przepisów, oddzielone od informacji, które krążą po internecie, a są już nieaktualne.
Co się zmienia od 2027
Obowiązek prowadzenia ewidencji zabiegów istnieje od lat. Nowość dotyczy jej formy. Zeszyt, tabela w segregatorze czy plik, którego nie da się automatycznie przetworzyć, przestają wystarczać. Dokumentacja ma być prowadzona i przechowywana w formacie maszynowo odczytywalnym, czyli takim, który program potrafi wczytać i przetworzyć bez ręcznego przepisywania. W praktyce chodzi o pliki typu CSV, XML lub JSON.
Warto od razu rozwiać jedno nieporozumienie. Zeskanowany zeszyt zapisany jako PDF nie jest formatem maszynowo odczytywalnym. Zdjęcie kartki również nie. Liczy się struktura danych, a nie obraz kartki papieru.
Od kiedy dokładnie
Data stosowania dla Polski wynika z rozporządzenia wykonawczego Unii Europejskiej. Termin jest łagodniejszy, niż sugerują niektóre nagłówki. Nie chodzi o to, że pierwszego stycznia 2027 wszystko musi być gotowe.
- Sezon 2027. Pierwszy sezon, którego zabiegi obejmuje obowiązek dokumentowania z myślą o formie elektronicznej.
- 31 stycznia 2028. Twardy termin przeniesienia dokumentacji zabiegów z sezonu 2027 do formatu maszynowo odczytywalnego.
- Od 2030. Docelowy reżim. Wpis elektroniczny powstaje w ciągu 30 dni od wykonania zabiegu.
Innymi słowy, realnym momentem, w którym trzeba mieć narzędzie i uporządkowane dane, jest koniec sezonu 2027 i styczeń 2028, a nie sam początek 2027 roku.
Kogo dotyczy i skąd wziął się mit o dwudziestu hektarach
Tu jest źródło największego zamieszania. W 2025 roku powstały dwie różne wersje przepisu i wiele publikacji do dziś traktuje je jak jedną.
Pierwsza, zawetowana, wersja projektu z sierpnia 2025 przewidywała progi powierzchni. Mowa w niej była między innymi o wyłączeniu gospodarstw do dwudziestu hektarów w pierwszym okresie. Ta wersja została zawetowana we wrześniu 2025 i nigdy nie weszła w życie.
Druga, podpisana, ustawa z 21 listopada 2025 roku nie zawiera żadnych progów powierzchni. Reguluje wyłącznie termin przejścia na formę elektroniczną. To ona obowiązuje.
Skutek jest taki, że artykuły powtarzające próg dwudziestu hektarów cytują dokument, który nie obowiązuje. Zgodnie ze stanowiskiem resortu rolnictwa użytkownikami profesjonalnymi środków ochrony roślin są wszyscy rolnicy, niezależnie od posiadanej powierzchni. Dla winnicy oznacza to jedno. Jeżeli stosujesz środki ochrony roślin zawodowo, obowiązek Cię dotyczy, choćbyś uprawiał kilkanaście arów.
Co musi zawierać wpis
Zakres pojedynczego wpisu wynika z przepisów unijnych. W skrócie są to:
- nazwa preparatu i numer zezwolenia,
- data i godzina rozpoczęcia zabiegu,
- dawka na hektar,
- działka oraz jej powierzchnia,
- uprawa, w przypadku winorośli oznaczana kodem VITVI,
- faza rozwoju rośliny w skali BBCH.
Na jedno pole warto zwrócić szczególną uwagę. Faza BBCH jest polem obowiązkowym. To akurat ta rubryka, którą najłatwiej pominąć albo wpisać na oko, a jednocześnie najłatwiej wypełnić automatycznie, jeśli system zna historię rozwoju Twojej winnicy. Pisaliśmy o tym osobno we wpisie o fazach rozwojowych BBCH.
Co grozi za brak ewidencji
Brak prowadzenia lub przechowywania wymaganej dokumentacji jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. W praktyce oznacza to mandat nakładany przez inspektora Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa, a w sprawie skierowanej do sądu grzywnę do pięciu tysięcy złotych. To nie jest wysoka administracyjna kara pieniężna, którą przewidziano za zupełnie inne naruszenia, na przykład nielegalną reklamę czy sprzedaż środków bez zezwolenia.
Dla winnic pobierających dopłaty istnieje jednak drugie, często poważniejsze ryzyko. Rzetelna ewidencja jest częścią wymogów warunkowości. Jej brak lub nieprawidłowości mogą obniżyć płatności z ARiMR, a to bywa dotkliwsze niż sam mandat.
Jak się przygotować
Nie trzeba czekać do ostatniej chwili. Trzy rzeczy warto uporządkować już teraz.
- Uporządkuj działki. Miej jasność, na jakich numerach ewidencyjnych leży winnica i jaka jest powierzchnia każdej kwatery.
- Ustal, czego używasz. Zbierz listę preparatów wraz z numerami zezwoleń i okresami karencji. To ta sama wiedza, która przyda się przy planowaniu dziennika zabiegów.
- Wybierz narzędzie, które da eksport. Kluczowe jest to, żeby na koniec sezonu uzyskać plik w formacie maszynowo odczytywalnym bez ręcznego składania tabel.
W VineyardElf budujemy moduł ewidencji na sezon 2027 tak, aby większość wpisu powstawała sama. Fazę BBCH system podpowiada z modelu fenologicznego, preparaty i karencję z aktualnego rejestru środków ochrony roślin, a gotowy plik eksportuje jednym kliknięciem. Jeśli chcesz przetestować to w swojej winnicy, opisaliśmy wszystko i zebraliśmy zapisy na stronie poświęconej ewidencji 2027.
Najczęstsze pytania
Od kiedy trzeba prowadzić elektroniczną ewidencję zabiegów?
Obowiązek obejmuje zabiegi wykonane od sezonu 2027. Dokumentację z tego sezonu trzeba przenieść do formatu maszynowo odczytywalnego do 31 stycznia 2028 roku. Od 2030 roku wpis elektroniczny ma powstawać w ciągu 30 dni od zabiegu.
Czy ewidencja dotyczy małych winnic poniżej dwudziestu hektarów?
Tak. Obowiązująca ustawa z 21 listopada 2025 roku nie zawiera żadnych progów powierzchni. Obejmuje wszystkich użytkowników profesjonalnych środków ochrony roślin, także winnice o powierzchni kilkunastu arów. Informacja o wyłączeniu do dwudziestu hektarów pochodzi z wcześniejszej, zawetowanej wersji przepisu i jest nieaktualna.
Czy zeskanowany zeszyt w PDF spełnia wymóg?
Nie. Format maszynowo odczytywalny to taki, który program potrafi automatycznie przetworzyć, na przykład CSV, XML lub JSON. Skan kartki ani zdjęcie zeszytu nie spełniają tego warunku, ponieważ liczy się struktura danych, a nie obraz.
Co grozi za brak ewidencji zabiegów?
Brak prowadzenia lub przechowywania dokumentacji jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. W praktyce to mandat nakładany przez inspektora PIORiN, a w sprawie kierowanej do sądu grzywna do pięciu tysięcy złotych. Dla winnic pobierających dopłaty dochodzi ryzyko obniżenia płatności z ARiMR w ramach wymogów warunkowości.
Co musi zawierać wpis w ewidencji?
Nazwę preparatu i numer zezwolenia, datę i godzinę zabiegu, dawkę na hektar, działkę i jej powierzchnię, uprawę oraz fazę rozwoju rośliny w skali BBCH. Faza BBCH jest polem obowiązkowym.
Czy muszę mieć konto w ARiMR, żeby prowadzić ewidencję?
Nie jest to konieczne. Przepisy dopuszczają alternatywną metodę identyfikacji działki, więc winnica spoza systemu dopłat również ma legalną ścieżkę, na przykład przez dane geoportalu lub ręczne wyznaczenie granic kwatery.
Podstawa prawna: ustawa z 21 listopada 2025 roku o zmianie ustawy o środkach ochrony roślin (Dz.U. 2025 poz. 1697), rozporządzenie wykonawcze UE 2023/564 oraz ustawa o środkach ochrony roślin. Stan na sierpień 2026 roku. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
